TECNOLOGIA: 5 ferramentas que podem ajudar todos os escritórios

Tecnologia já mostrou que é grande aliada dos profissionais

Assessoria

27 de Outubro de 2023 às 10:53

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TECNOLOGIA: 5 ferramentas que podem ajudar todos os escritórios

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Apesar de a maior parte dos escritórios utilizar a internet no dia a dia, é impossível saber tudo o que ela oferece. A cada ano novos sistemas e tecnologias surgem, tornando o que era comum ontem algo obsoleto hoje.

A vantagem é que o trabalho agora está mais dinâmico, e os profissionais possuem várias ferramentas para entregar as tarefas de maneira mais rápida. Confira a seguir alguns desses recursos que podem ser muito úteis na rotina de qualquer escritório!

1 - Gerenciador de tarefas

Como muitos profissionais hoje não atuam de forma presencial, pode ser mais difícil para que os gestores acompanhem o desenvolvimento dos projetos. Porém, mais uma vez, a tecnologia mostra que pode ser uma aliada até para saber o que os colaboradores estão fazendo, e mensurar as entregas.

Por meio de um gerenciador de tarefas, é possível cadastrar demandas, saber o que as pessoas estão produzindo, gerar relatórios e obter ideias de melhorias. Ao entender também o quanto cada tarefa demora, as empresas conseguem precificar melhor o serviço e obter maiores lucros. Entre as ferramentas mais famosas estão Runrun.it, Basecamp, Jira e Asana.

2 - Gestão de marketing

Outro recurso que as empresas não podem abrir mão é de se comunicar com o público. Afinal, de nada adianta ter um bom serviço ou produto se ninguém for informado. Para essa questão é preciso ter um sistema que faça a gestão de marketing, ou seja, uma ferramenta para encontrar potenciais clientes e estabelecer um relacionamento com eles.

Existem várias ferramentas que podem fazer isso, e tudo irá depender da estratégia, sendo que, muitas vezes, mais de uma solução é necessária. Para quem capta os e-mails e outros dados do público, por exemplo, é necessário ter um CRM, que monta um histórico das pessoas que se aproximam da marca. Por sua vez, um sistema de automação de marketing é útil para enviar e-mails e fazer campanhas de divulgação para o público que já foi mapeado.

3 - Conversor de documentos

Assim como existem diversos idiomas, há vários formatos de documentos, e por esse motivo é necessário fazer a conversão em algumas situações. No entanto, isso já não é mais um problema, porque várias ferramentas são capazes de realizar a mudança em poucos segundos.

Para quem tem um arquivo salvo em PDF e precisa que ele volte a ser editável, basta usar um site para converter PDF em Word. O SmallPDF é um dos mais conhecidos, mas há outros também. O importante é saber que a conversão não requer a instalação de um sistema, e na maioria das vezes pode ser feita até de forma gratuita.

4 - Chatbot

Para quem tem uma loja ou site que é bastante visitado, é interessante buscar uma alternativa para agilizar os atendimentos. Disponibilizar um chatbot, que irá responder as perguntas mais genéricas do público e encaminhar as dúvidas específicas, pode ser uma solução.

Vale notar que o chatbot não substitui o atendimento humano. Ele ajuda a filtrar as pessoas, e a direcionar aquelas que precisam de um atendimento personalizado. Dessa forma, os profissionais deixam de atender quem tem dúvidas genéricas e não está interessado na compra de fato.

5 - Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é outra tecnologia que está cada vez mais popular, e que promete ser o futuro das transações on-line. Até porque, ela resolve a questão de precisar imprimir um documento, assinar o papel e depois digitalizá-lo.

No caso das pessoas físicas, é possível usar a assinatura oferecida pelo portal do próprio governo. Mas para as empresas isso pode não ser tão prático, por conta do volume de arquivos a serem assinados. Nessa situação, contratar um serviço de assinatura ou certificado eletrônico pode ser muito mais efetivo.

Como se observa, grande parte das necessidades dos escritórios já é atendida pela tecnologia. Seja para assinar um documento, trocar o seu formato ou até traçar um histórico do público, as ferramentas podem ser usadas. Independentemente do tamanho da empresa, vale a pena conferir os sistemas oferecidos, e optar pelo que se encaixa melhor na realidade do negócio.

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